CARA MEMBUAT SURAT KETERANGAN SISWA OTOMATIS MENGGUNAKAN MS. EXCEL

Oke, pada kesempatan kali ini, admin akan berbagi kajian bagimana cara membuat surat keterangan siswa atau   secara praktis dengan menggunakan Ms. Excel, pada dasarnya bukan saja hanya untuk keterangan siswa saja, cara ini bisa pula digunakan untuk biodata siswa, SKHU sementara, Kartu NISN dan lain-lain.

Cara ini menggunakan MS. Excel dengan rumus VLOOKUP, dengan rumus ini anda tidak perlu mengetik ulang atau copy paste data siswa  satu persatu, sehingga meminimalisir terjadi kesalahan pada data.

Langkah pertama adalah membuat data base/data utama yang akan dijadikan sumber data, ada baiknya jika entri data awal ini tidak salah dalam pengetikan, karena ini akan dijadikan sumber data yang valid untuk pembuatan surat keterangan dll.

Contoh pada Sheet1 beri nama Data Siswa yang akan menjadi sumber data.

Setelah itu Buat Format Suarat, saya kasih contoh format surat keterangan lulus  Sekolah.

Untuk mengisi NAMA gunakan rumus VLOOKUP  sebagai berikut :

=VLOOKUP(K7;'DATA SISWA'!A3:H7;4;0)

Berikan tanda $ sebelum K7 dan A4, atau tekan F4 untuk menampilkan tanda $ , hal ini bertujuan untuk mengunci rumus pada sumber data pada DATA SISWA, sehingga rumusnya menjadi berikut :

=VLOOKUP($K$7;'DATA SISWA'!$A$3:H7;4;0) 

Keterangan :

• $K$7  Adalah Cell yang berwarna kuning yang ada angka 1, fungsinya jika nanti angka pada K7 dirubah maka akan otomatis nama siswa  akan berubah.
• 'DATA SISWA'!$A$3:H7 Adalah sumber data pada Sheet Data Siswa yang di sorot dari A3 s/d H7
• 4 Ialah garis vertikal nama siswa ada pada baris ke 4
• 0 adalah range_lookup, bisa diisi dengan False atau angka 0, pada kasus ini angka 0 bisa dipake atau tidak tapi rumus masih bisa digunakan. 

Untuk Tempat, Tanggal Lahir rumusnya sama, tinggal merubah angka 4 menjadi angka 6, karena tanggal lahir ada pada kolom ke 6, jadi rumusnya sebagai berikut :

 =VLOOKUP(K7;'DATA SISWA'!$A$3:H7;6;0)

Untuk isian selanjutnya sama saja, tinggal mengganti angka / kolom  yang sesuai dengan cell, jika NISN ada kolom ke 2 maka isikan angka 2.

Khusus untuk Jenis kelamin,  karena jenis kelamin datanya L/P, maka rubah L menjadi Laki - laki, dan P menjadi Perempuan caranya : 

1. Isikan dulu rumus pada cell yang berwana hijau sebagai berikut :

=VLOOKUP($K$7;'DATA SISWA'!$A$3:H7;5;0)

Angka 5 merupakan baris yang menerangkan L/P

2. Setelah itu isikan rumus pada Jenis Kelamin dengan menggunakan rumus IF

=IF(K14="L";"Laki-laki";"Perempuan")

K14 adalah kolom yang berwarna hijau, karena kolom yang berwarna hijau ada di Cell K14.

Sehingga hasilnya akan menjadi : 

Selanjutnya membuat Tombol Arah Panah atas bawah.

Tombol Arah panah ini bertujuan untuk menaikan/menurunkan nomor, jadi anda tidak perlu mengetik nomor pada cell tersebut, cukup klik arah panah tersebut.
Untuk membuat arah panah ada pada Tool Developer, jika belum ada tampilkan terlebih dahulu dengan cara : 

Klik Excel Optian pada Ribbon sudut kiri atas, pada Popular centang tanda Show Developer tab in the Ribbon.

Setelah Tool Developer ada, klik Developer-Insert-Pilih tombol tanda panah.

Kemudian letakkan dipinggir surat, setelah itu klik kanan pada tombol panah yang telah dibuat kemudian pilih Format Control, kemudian isikan datanya :

Pada Cell link isikan dengan cell yang berwarna kuning yang ada nomornya, dengan tujuan jika tombolnya diklik maka angkanya akan berubah berurutan.

Sampai disini berarti cara pembuatan surat keterangan sudah selesai. Contoh sample ada link dibawah ini.

CONTOH HASIL SURAT KETERANGAN LULUS

Karena tulisan ini terlalu panjang langkah selanjutnya untuk memasukkan Photo klik pada Link Dibawah ini :

Cara Memasukan Photo Siswa Otomatis Menggunakan Ms. Excel.

Demikian kajian singkat ini semoga bisa bermanfaat.

Sertifikatkan kemampuan Komputer dan Bahasa Inggris anda
Sertifikat Komputer dan TOEFL tanpa ikut kursus, Ikuti Paket Ujian Saja
Klik Disini